GESTION DE COMPRAS

GESTION DE COMPRAS

Existen varias razones por las cuales las empresas deberían implementar una gestión adecuada de compras:

 Las compras suman un porcentaje considerable en los costos totales de las empresas, instituciones, organizaciones e industrias: Un ahorro en las compras tiene un efecto multiplicador en el resultado.

 Los inventarios absorben una gran parte del capital de trabajo: Mejorar el manejo del tiempo de entrega tiene un alto impacto en la disponibilidad de capital de trabajo.

 La flexibilidad para satisfacer la demanda del mercado muchas veces depende de la flexibilidad en compras: Mejoramiento en la gestión implica mejoramiento en la competitividad de la empresa.

 Innovación de los productos: La innovación muchas veces empieza con la gestión de compras.

 La calidad de los productos depende en gran parte de la gestión de compras: Una gestión adecuada de las compras puede mejorar la calidad de los productos.
A pesar de la importancia de la gestión de compras, las empresas no le dan la atención que merece. Existe la impresión que producción y ventas son el eje de la empresa y que compras es nada más un proceso de apoyo para producción. Además el énfasis de la gestión de compras está en ordenar y en recibir el producto, sin estar consciente que estos dos elementos son solo una pequeña parte de la gestión de compras.
Es hasta ahora que las empresasmultinacionales están reconociendo la importancia del ahorro potencial existente en la gestión de compras. Por tal razón, estas organizaciones están cambiando totalmente su proceso de compras a través de los siguientes mecanismos:

 Centralización de compras creando ventajas de escala

 Uso de internet en el proceso

 Integración de los departamentosde venta y compra (Supply Chain Management)

 Enfasis en el resultado Ante esta tendencia, CEGESTI también incorporó la gestión de
compras en sus servicios, para apoyar a las empresas costarricenses y de
América Latina, enfocándose fundamentalmente en los siguientes elementos:
Clasificar el portafolio de compras
El primer paso para mejorar la Gestión de Compras es clasificar el portafolio mediante el siguiente
modelo de Kraljic: Productos-servicios multiplicadores: tienen un alto impacto en el resultado mientras que existen muchos proveedores. El mejoramiento está en encontrar proveedores con los mejores precios. Productos–servicios rutinarios: tienen un bajo impacto en el resultado mientras que hay muchos proveedores. El mejoramiento de este grupo está en la agilización del
proceso.
Productos–servicios críticos: tienen un bajo impacto en el resultado mientras que hay pocos proveedores.
El mejoramiento está buscar productos alternativos de manera que disminuya el riesgo de incumplimiento por parte del proveedor.
Productos–servicios estratégicos: tienen un alto impacto en el resultado mientras que hay pocos proveedores. El mejoramiento está en la relación con elproveedor, elaborar un tipo de alianza para garantizar el futuro de la empresa.
¡La gestión de compras varia por tipo de compra; la compra deproductos estratégicos requiere otra gestión que productos rutinarios!
La pirámide de la gestión de compras
Después de haber analizado el portafolio de compras se establece la pirámide de compras en la empresa.
Estrategia: Se define la estrategia y los objetivos por cada tipo de compra.
Táctica: Se definen las mejoras, la organización y los procedimientos para la búsqueda de fuentes, la especificación de las necesidades, la selección del proveedor, la táctica en la negociación, la contratación y últimamente la evaluación del proveedor.
Operaciones: Se definen las mejoras, la organización y los procedimientos para ordenar los
productos – servicios y controlar si éstos cumplen con los requisitos y finalmente el pago de la factura.

LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LA GESTIÓN DE COMPRAS CON CALIDAD

Las empresas europeas podrán certificar desde ahora la calidad de los procedimientos en sus departamentos de Compras. El estándar, de aplicación voluntaria, se perfila como la base para mejorar la calidad de la gestión empresarial


Decálogo de las buenas costumbres en la gestión de compras
1. La división de Compras de una compañía deberá disponer de un plan que reconozca y promueva la gestión del personal con talento, con referencias a la contratación, desarrollo y retención del talento.
2. Para alcanzar el éxito empresarial, a través de una óptima gestión de la labor de compras, esta división se someterá a Auditorías de mejora continua.
3. El departamento deberá identificar claramente las necesidades de compra de su empresa.
4. La división tendrá que fijar un número de objetivos clave globales que se consideren fundamentales para su rendimiento y para el éxito empresarial
5. El Departamento de Compras deberá fomentar las relaciones con los proveedores para mejorar la efectividad y eficacia de los procesos.
6. Los procesos de pago se deberán corresponder siempre con la política de la compañía, el acuerdo contractual y la legislación vigente.
7. El departamento tendrá que proceder a la eliminación de desechos -productos, residuos o equipos obsoletas no deseados o excedentes- de manera eficaz, independientemente de quién gestione este proceso.
8. La división de Compras de la empresa tendrá que desarrollar su función respetando siempre los controles de calidad y garantizando la sostenibilidad del medio ambiente.
9. Los departamentos de Compras de las empresas deberán velar por alcanzar un desarrollo sostenible
10. Para obtener la certificación de calidad, se evaluarán todos los procesos desarrollados por el departamento a fin de verificar que se ajustan al objetivo y que cumplen con los requisitos fijados